Sjoukje Alta, griffier in Amsterdam Oud-West, voert een verbeten strijd tegen de onbegrijpelijke ambtenarenstukken. Spelfouten, herhalingen, warrige formuleringen – de raadsleden kunnen er vaak geen touw aan vastknopen. Maar na vijf jaar is Alta aan de winnende hand.
AMSTERDAM – “Hoe vaak?”
Twee vrouwen – een met een bijpassende knalroze pruik – spreken alle passerende deelraadsleden en ambtenaren aan. Ze staan voor het stadsdeelkantoor van Oud-West. De deelraadsvergadering kan ieder moment beginnen.
De vrouwen houden de verbouwereerde politici en ambtenaren een roze-met-rood “flappertje” voor – een papieren vouwbloem, ook wel “vogelsnaveltje” genoemd, waarmee giechelende meisjes zich vroeger op het schoolplein ledig hielden. Voor wie het niet meer weet: op de vraag “Hoe vaak?” moest het slachtoffer een getal tussen 1 en 8 noemen. Bij ieder getal stond dan een korte boodschap – Ik wil een kusje of Jij bent stom.
Maar op de flappertjes van deze twee dames van de griffie staan geen liefdesboodschappen, maar tips voor ambtenaren en politici.
Voor politici: “Zorg dat je de geschiedenis van onderwerp en eerdere inbreng van je partij kent.”
Voor ambtenaren: “Structureer je schrijfwerk; zorg voor samenhang, context en onderscheid hoofd- en bijzaken.”
Het lijkt de normaalste zaak van de wereld om hoofd- en bijzaken te onderscheiden en de standpunten van je eigen partij te kennen. Maar dat is het helaas niet, zegt griffier Sjoukje Alta even later, een van de twee flapperende vrouwen – maar niet die met de knalroze pruik.
Alta’s tips voor ambtenaren en politici zijn de nieuwste wapens die stadsdeel Oud-West inzet in “een lange strijd om de kwaliteit van stukken en besluitvorming te verbeteren”. Want dat is hard nodig, vertelt Alta, want de stukken die raadsleden voor hun kiezen krijgen zijn soms nauwelijks te begrijpen.
Misverstanden
Natuurlijk is het de taak van ambtenaren om begrijpelijke stukken te schrijven, maar dat doen ze niet automatisch. Daardoor gaapt er een kloof tussen de raadsleden, de ambtenaren en het dagelijks bestuur. De griffie helpt sinds 2003 om die kloof te dichten. De griffiers – een sjiek woord voor secretarissen – houden onder meer het archief van de raad bij, stellen de vergaderpakketten samen, notuleren en adviseren.
Dualisme
In maart 2002 is in de gemeenten het dualisme ingevoerd. Raadsleden moesten meer volksvertegenwoordiger worden. Daarom zijn de taken van gemeente(deel)raden en (deelraads)wethouders uit elkaar gehaald. Het dagelijks bestuur zat niet meer in de raad. De gemeentesecretaris ging werken voor het bestuur en raden kregen ambtelijke ondersteuning van griffiers. Vanaf 2003 is die ondersteuning verplicht.
Sinds de invoering van het dualisme gaan niet alle stukken meer naar de raad. Die moet immers slechts op hoofdlijnen het beleid van het dagelijks bestuur controleren. Ongeveer een vijfde van de stukken komt nu bij de raad terecht. Gemeentesecretaris en griffier overleggen over de hoofdlijnen.
Alta heeft als griffier veel te maken met misverstanden en communicatieproblemen tussen politici en ambtenaren. Dat maakt haar baan soms behoorlijk lastig, vindt ze zelf. “Want ik signaleer dit soort misverstanden allemaal, maar ik ben niet degene die de opdracht kan geven van ‘nu gaan we het eens zo doen’.”
Wantrouwen
Toen Alta in 2004 begon, moest ze eerst het nodige wantrouwen wegnemen bij de deelraad, het dagelijks bestuur en de ambtenaren. Want wat moesten ze met een griffie? En, vreesden de deelraadsleden, was de griffie niet gewoon een buikspreekpop van het dagelijks bestuur?
“Ze hadden geen idee wat ze met mij aanmoesten. Ze wisten niet of een griffier wel toegevoegde waarde had. Want ik zit hier in het stadsdeelkantoor vlak bij de leden van het dagelijks bestuur (DB). Misschien was ik wel veel meer van het DB dan van de raad. Dat was heel lastig. Dat is een enorme zoektocht geweest waar alle raden, griffiers en dagelijkse besturen in terecht kwamen, ook omdat de wetgeving uit Den Haag heel erg onduidelijk was.”
Slechte kwaliteit
Ondanks het wantrouwen ging Alta, zo zegt ze, voortvarend te werk. Ze wilde onder andere de slechte kwaliteit van de raadsstukken aanpakken. Hele basale dingen gingen mis. “Vaak was er geen spellingscheck over de stukken heen gegaan. Dat irriteerde raadsleden. Ze voelden zich niet serieus genomen. Of een stuk zat vol storende herhalingen. Heel vaak las je als raadslid vier keer hetzelfde in vijf pagina’s. Dan hadden ze iets van grrrrr, ik snap wel waarom die stukken zo dik worden.”
Behalve dat de stukken vol spelfouten en herhalingen zaten, waren ze ook vaak “eigenlijk niet te begrijpen”, aldus Alta. Maar raadsleden moesten daar wel heel snel besluiten over nemen en er in het openbaar een fatsoenlijke discussie over voeren. Het gevolg was dat menig raadslid “heel moeilijk” kon overzien wat de consequenties waren van de besluiten die hij nam. “En dat terwijl je als raadslid, toch snel moet kunnen weten waar de kern van een besluit over gaat. Want je moet er toch over stemmen.”
Vooruitgang
Na vijf jaar is de kwaliteit van de raadsstukken met sprongen vooruit gegaan, denkt Alta. Spelfouten zijn uit de stukken verdwenen. Bij raadsstukken zit een samenvatting, een duidelijk geformuleerd gevraagd besluit en de context van dat besluit. Ambtenaren hebben vaste formats aangereikt gekregen van de griffie voor stukken die direct naar de raad gaan. Dat zijn “bijna invulformulieren”.
Ook kwam het voorheen nogal eens voor dat er een versie van een stuk bij de raad kwam, die nog niet eens door het dagelijks bestuur was goedgekeurd. Een nieuw computersysteem moet dit soort flaters tot het verleden laten behoren. Het flappertje is een vervolg op het nieuwe computersysteem. Het idee achter het flappertje is dat raadsleden en ambtenaren op die manier met elkaar in gesprek blijven over de kwaliteit van de raadsstukken. In juni was er in Oud-West een workshop over. Het flappertje is de “ludieke vertaling” van de uitkomsten van die dag.
Vooroordelen
Het is geen overbodige luxe om ambtenaren en raadsleden met elkaar in gesprek te brengen, want er zijn nogal wat vooroordelen over elkaar, zegt Alta. Ambtenaren vinden raadsleden vaak amateurs. Raadsleden vinden ambtenaren op hun beurt lui. En toch zitten ze in hetzelfde schuitje, vertelt Alta. “Als je op een verjaardagspartijtje bent en zegt dat je ambtenaar bent, heb je het zwaar te verduren. Dan moet je eerst uitleggen dat je niet altijd vakantie hebt.
En daarna krijg je ook nog te horen dat de politiek zo vreselijk onbetrouwbaar is. Dat het toch afschuwelijk is om daar zo dicht op te moeten zitten. Daar vinden raad en ambtenaren elkaar wel, denk ik. Dat de buitenwacht per definitie vindt dat je het niet goed hebt gedaan.”
De “verbeterslag” werpt zijn vruchten af, denkt Alta. Ook al zijn er genoeg ambtenaren die de raad nog als “last” zien, degenen die veel voor de raad schrijven hebben meer lol hebben in hun werk. “Want het dagelijks bestuur wordt er heel blij van als de raad wijzigingen voorstelt waar een stuk beter van wordt. Of als het stuk ongeschonden door de raad komt. Daar krijg je als ambtenaar complimenten voor.”
Dichter bij de burger
Raadsleden begrijpen nu dus beter dan vijf jaar geleden waar ze nou eigenlijk mee bezig zijn. Ambtenaren weten de spellingcheck te vinden en krijgen complimenten. Maar brengt dit project de politiek echt dichter bij de burger?
Alta: “Als de stukken beter worden, dan neemt de raad in ieder geval heel bewust besluiten. Ik vind dat echt een noodzakelijke voorwaarde als je de lokale democratie wilt redden. De crux is natuurlijk hoe de politieke partijen verantwoording afleggen over de besluiten die ze in de raad hebben genomen. Ik vind dat op dat niveau nog wel een paar slagen gemaakt kunnen worden.”
Want het is natuurlijk – op z’n zachtst gezegd – niet onbelangrijk dat politieke partijen fatsoenlijk kunnen uitleggen waarom ze bepaalde besluiten nemen. “Neem als voorbeeld de parkeergarage die onder het Cremerplein moest komen. In 2007 is het besluit daartoe genomen. Dat heeft tot ontzettend veel protesten in die buurt geleid. Op basis van nieuwe informatie heeft de raad vorige week besloten dat ze er vanaf ziet.” Bewoners vragen zich dan toch af: welke argumenten zijn hierbij doorslaggevend geweest? Dat moeten betrokken bewoners kunnen terugzien.
Ondanks de verbeteringen van de afgelopen jaren zal Alta het niet meer meemaken dat alle raadstukken “honderd procent prachtige stukken zijn.” Per 1 mei 2010 wordt stadsdeel Oud-West namelijk opgedoekt. Of en waar Alta dan nog werk heeft, weet ze nog niet. Maar tot 1 mei ligt het flappertje in ieder geval op het bureau van raadsleden en ambtenaren. “Als blikvanger”, zodat beide partijen er te pas en te onpas aan herinnerd worden dat het geen kwaad kan om zich af en toe een beetje in elkaar te verplaatsen.